前 言
1. 此手续及流程根据上级和学校文件整理，供教职工办理因公临时出国（赴港澳）手续参阅，我们尽力保证根据最新文件及时更新，如有变动以学校通知为准。
2. 据国务院、教育部的相关规定，凡出访人员因工作或学习需要，使用国家或单位、个人或邀请方经费赴国（境）外参加会议、任教、访问、合作研究、学习等相关公务活动的，均应按因公出国（境）管理，按因公出国（境）办理审批手续.
3. 国际合作与交流处负责管理学校教职工因公出国（境）任务审批及因公证照及签证或签注的办理事宜。
一、 准备出访材料
1. 邀请函
邀请函应由拟访问国家（地区）的邀请机构出具。严禁通过中介机构联系或出具邀请函。邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。邀请信应写明被邀请人姓名和职务、出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，由邀请人亲笔签名，并打印在公函纸上。公函纸上应有邀请人和邀请单位的联系方式和通讯地址。日本邀请函比较特殊，为“三书一表”，即 招聘理由书、身元保证书、在职证明书、滞在予定表。
2. 有关部门的正式公函
参加外单位组团出访的，首先提交组团单位发给我校的征求意见函。待我校审查同意给组团单位出具复函后，提交组团单位出具的出国（赴港澳）任务批件和出国(赴港澳)任务通知书原件。
二、出访申报及公示（出访人员一般应当在行前至少2个月启动申报工作。根据出访国家不同所需时间不同，请提前咨询我处以便妥当安排出访日期,及时启动申报工作。）
1. 教职工填写以下表格、提交以下材料：
《开云电子游戏处级干部因公临时出国（境）申请表》或《开云电子游戏非处级干部因公临时出国（境）申请表》
《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》
《开云电子游戏因公临时出国（赴港澳）人员备案表》
邀请函或出国(赴港澳)任务批件和出国（赴港澳）通知书
邀请函中文翻译（应依据外文邀请信版式，逐句准确翻译，不得随意增加或删减内容）
出访日程
出访必要性说明
出访须知
身份证复印件、户口本本人页复印件
2. 学生填写以下表格、提交以下材料（学生使用学校经费出国参加学术或文化交流活动的，需填写此表）
《学生临时出国（境）申请表》
《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》
邀请函
邀请函中文翻译（应依据外文邀请信版式，逐句准确翻译，不得随意增加或删减内容）
3. 我校全职外国教师或港澳台籍教师使用学校经费出访的参照上述程序进行申报（具体审批流程另行确定）
4. 公示
除依照法律法规和有关规定需要保密的内容和事项外，因公出国（境）团组批准前应由学校在智慧法大校园信息的校务公开栏目进行公示。公示期限原则上不少于5个工作日。公示内容包括团组人员姓名、单位、职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算等。
三、出访审批
因公出国（境）工作实行党委统一领导，“归口管理、分级负责、协调配合、检查监督”的管理体制，学校、主管职能部门以及二级单位分级负责管理模式，按照“谁派出、谁负责”、“谁审批、谁负责”、“谁把关、谁负责”的要求，做好因公出国（境）管理工作。
1. 学校正职领导出访，经学校审核后上报教育部，由教育部审批并出具任务批件或任务通知书。
2. 学校副职领导出访，报学校主管外事副职领导审批，然后报学校正职领导（书记或校长）审批同意后，学校出具任务批件或任务确认件。
3. 学校主管外事副职领导出访, 报学校正职领导(书记和校长)审批同意后，学校出具任务批件或任务确认件。
4. 院(部、处、所、中心)正副职干部出访，首先由所在单位党政“一把手”、组织部依次审核通过后报我处，然后由我处审查并报申请人所在单位联系学校 领导、学校主管外事副职领导审批同意后，学校出具任务批件或任务确认件。
5. 其他教职工，首先由所在单位党政“一把手”审核通过后报我处，然后由我处审查并报主管外事副职领导审批同意后，学校出具任务批件或任务确认件。
6. 在校全日制学生，首先由所在院、教务处或研究生院审核通过后报我处，然后由我处审查批准。
7. 组织部负责对教职工出国（境）备案的审批。
8. 财务处负责对教职工和学生出国境费用预算的审批。
四、办理护照和签证或通行证和签注
1. 学校出访审批完成后，出访人员应尽快准备并提交以下材料：
护照照片（可在教育部国际司护照处的拍照地点或者北京市有拍摄因公护照照片资质的照相馆拍摄）。
签证照片（在任意照相馆拍摄）
采集电子护照所需指纹信息（在教育部国际司护照处采集）
采集电子护照所需电子签名（在教育部国际司护照处采集）
出访人填写并提交签证表（有的国家是在线填写、有的国家是填写纸质版）
2. 我处将出国（赴港澳）任务批件及上述材料报送教育部国际司护照处办理因公护照和签证，或报送国家留学服务中心办理赴港澳通行证和签注。
3. 有些国家使馆在受理签证申请期间，会要求出访人前往使馆或指定地点采集指纹或进行面谈，使馆确定时间后不会应出访人员个人原因进行时间调整，所以出访人员得到通知后，务必按通知的时间前往。
4. 若出访国不需要申请签证或出访国颁发电子签证（即不在因公护照上贴纸质签证页的），教育部国际司护照处将出具出境证明。请出访人从我国出境时务必携带，否则将无法出境。
5. 各国护照和签证办理所需时间各不相同，而且如果某个时间段签证申请人员激增，会导致签证处理时间大幅度延长。
6. 出国境前应购买紧急救援险等境外保险。
五、证件领取及保管
我处将护照和签证、通行证和签注取回并进行信息核实和登记后，将通知出访人来领取，请出访人员也注意核对护照或签证或通行证和签注上的姓名、性别、出生年月日、护照或通行证号码、签证或签注有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误，请及时反馈。
六、行前培训
学校或学院应对出访人员进行行前培训，进行外事纪律、安全保密、外事礼宾礼仪、文明守法等方面的行前教育。出访人员应签署纪律责任书和政治安全承诺书。
七、出访期间
1. 出访人员务必按照批件批准的期间和日期出境和返回。离境当天乘坐凌晨起飞航班的，若前一天晚上办理登机手续的，注意等到当天凌晨0:00后再过边检（或听从边检工作人员对持因公护照出访人员的安排）
2. 出访人员出访期间，出现意外突发事件或因特殊原因无法按照批准的行程执行公务时应及时联系学院和我处，由我处上报学校及上级有关部门进行指导和处理。
八、出访结束
1. 出访人在出访任务结束回国后7天内归还因公证照（归还前请自行复印护照首页，签证页及出入境章页）。
2. 出访人在出访任务结束回国后应填写归国情况确认书。
3. 出访人在出访任务结束回国后15天内提交出访报告。出访人员应做好出访成果的落实工作。
4. 学校在智慧法大校园信息的校务公开栏目公示出访报告。公示内容包括出访报告，出访报告需包括详细公务执行情况、取得的成果及工作建议等。
5. 完成上述工作后，我处向出访人提供出访经费报销所需出国境任务批件等材料，出访人方可向财务处提出经费报销申请。
国际合作与交流处
港澳台事务办公室
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